7 полезных подходов к тайм-менеджменту

Популярная формула планирование рабочего дня — 60:20:20, где 60% времени — выполнение основных задач по плану, 20% — творчество, самоорганизация или отдых, еще 20% — незапланированные или срочные задачи.

Как лучше распланировать 60% своего рабочего дня?

Планируйте важные мероприятия

Например, в понедельник запланирована рабочая встреча до 30 минут. Добавьте минимум 5 минут на подготовку, и минимум 15 минут на ожидания подобные такие встречи редкое полностью вписываются в тайминг.

Такой подход можно применять для планирования домашних и личных дел. Если вы планируете посетить родственников или имеете фиксированные тренировки — занесите эти дела в заметки. Учтите время на дорогу, подготовку и возможное ожидания.

Планируйте схематично блоками

Это лучше делать накануне вечером. Например, с 9:00 до 12:00 — звонки клиентам, с 13:00 до 15:00 — работа с документами, с 16:00 до 18:00 -опрацювання новых идей. Конечно, временные рамки могут смещаться — хорошо, если не более чем на 30 минут.

Важно определенные дела выполнять в одно и то же время, учитывая индивидуальные особенности и биоритмы. Жаворонкам лучше планировать самые трудные задачи на первую половину дня, совам — второго.

хронотип

Между блоками оставьте время на отдых либо не ожидании дела.

Основные дела — база вашего планирования. Отталкиваясь от ни, вы можете спланировать второстепенные, незапланированные дела и отдых. Помните, что и на то, и на то мы можем расходы по 20% своего времени.

Вообще, между делами полезно переключаться. Сделали одну задачу из блока? Уделите 10 минут физическим упражнениями. Завершили полностью блок? Почитайте книгу перед тем, как перейти к следующему.

Как еще можно планировать день?

Если формула 60:20:20 для вас неудобная, существуют другие подходы.

Метод Айви Ли. В конце рабочего дня вы планируете 6 главных дел на завтра, располагая их свод наиболее до наименее важной. На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке задачи, а незавершенные переносите.

GTD — Getting Things Done. Не нужно разделять задачи на важные и неважные — в конце, вы должны выполнить их все. Только вы получили задание, запишите его и выполните сразу, как будет время. Важно четко и подробно описать задачу.

Техника Pomodoro. 25 минут активно работаем, 5 минут отдыхаем, после четырех периодов делаем долгий перерыв на 20 минут. Такое чередование работы и отдыха поможет избежать усталости и поддерживать высокую работоспособность. Важно выполнять только рабочие задачи в соответствующие отрезки, четко лимитировать периоды отдыха а не отводить на них больше запланированного времени.