7 корисних підходів до тайм-менеджменту 

Популярна формула планування робочого дня – 60:20:20, де 60% часу – виконання основних завдань за планом, 20% – творчість, самоорганізація або відпочинок, ще 20% – незаплановані або термінові задачі.

Як краще розпланувати 60% свого робочого дня?

Плануйте важливі заходи

Наприклад, у понеділок запланована робоча зустріч до 30 хвилин. Додайте мінімум 5 хвилин на підготовку, і мінімум 15 хвилин на очікування: подібні такі зустрічі нечасо повністю вписуються у таймінг.

Такий підхід можна застосовувати для планування домашніх та особистих справ. Якщо ви плануєте відвідати родичів або маєте фіксовані тренування – занесіть ці справи у нотатки. Врахуйте час на дорогу, підготовку і можливе очікування.

Плануйте схематично блоками

Це краще робити напередодні ввечері. Наприклад, з 9:00 до 12:00 – дзвінки клієнтам, з 13:00 до 15:00 – робота з документами, з 16:00 до 18:00 –опрацювання нових ідей. Звісно, часові рамки можуть зміщатись – добре, якщо не більше як на 30 хвилин.

Важливо певні справи виконувати в один і той самий час, враховуючи індивідуальні особливості та біоритми. Жайворонкам краще планувати найважчі завдання на першу половину дня, совам – на другу.

ХРОНОТИП

Між блоками залиште час на відпочинок або не очікуванні справи.

Основні справи – база вашого планування. Відштовхуючись від ни, ви можете спланувати другорядні, незаплановані справи та відпочинок. Пам’ятайте, що і на те, і на те ми можемо витрати по 20% свого часу.

Взагалі, між справами корисно переключатись. Зробили одне завдання з блоку? Приділіть 10 хвилин фізичним вправами. Завершили повністю блок? Почитайте книгу перед тим, як перейти до наступного.

Як ще можна планувати день?

Якщо формула 60:20:20 для вас незручна, існують інші підходи.

Метод Айві Лі. В кінці робочого дня ви плануєте 6 головних справ на завтра, розташовуючи їх звід найбільш до найменш важливої. Наступного дня ви беретеся за виконання першого в списку завдання, а незавершені переносите.

GTD – Getting Things Done. Не потрібно розділяти завдання на важливі і неважливі – врешті, ви повинні виконати їх усі. Щойно ви отримали завдання, запишіть його та виконайте одразу, як буде час. Важливо чітко та детально описати задачу.

Техніка Pomodoro. 25 хвилин активно працюємо, 5 хвилин відпочиваємо, після чотирьох періодів робимо довгу перерву на 20 хвилин. Таке чергування роботи і відпочинку допоможе уникнути втоми та підтримувати високу працездатність. Важливо виконувати тільки робочі завдання у відповідні відрізки, чітко лімітувати періоди відпочинку та не відводити на них більше запланованого часу.